문서중앙화를 위한 디지털 전략의 성공요인

흔히 우리는 세상에 존재하는 데이터를 모으고 모아서 빅데이터로 만들면 인사이트를 창출할 수 있다라고 막연히 믿고 있다. 그래서 한때 빅데이터라는 용어가 경영 화두가 된 적이 있다. 모든 경영진들이 모임에서 데이터가 돈이 된다는 말을 듣고는 빅데이터를 모으라는 특명이 내려지기도 했다. '신호와 소음(The Signal and The Noise)'라는 책에서는, 데이터를 모은다고 해서 모두 정보가 되는게 아니라 신호와 소음을 구분해야 한다고 주장한다. 사실 빅데이터 이론에서 간과했던 것은 데이터가 설령 쓰레기 데이터라 하더라도 모으기만 하면 가치가 창출된다는 그릇된 믿음에서 시작된 것이라 생각된다.

 

기업에서 문서라는 것도 이런 양가적인 특성이 있다. 제품도면처럼 중요하고 일급비밀이어서 잘 보관하고 유지해야만 가치가 있는 문서가 있는가 하면, 한편으로는 개인 정리 목적으로 임시로 만든 가치가 없는 문서도 있다. 다시 말해서, 문서도 '신호와 소음'으로 구분이 되고, 기업에서 발생하는 모든 문서를 단지 모은다고 해서 가치가 창출되지는 않는다. 사실 투자관점에서 보면, 문서 관리를 하는 것 만으로는 기업에 엄청난 가치를 창출하지 않고, 현업의 수요도 높은 편은 아니어서 최적의 IT 투자가 이루어져야 하는 영역일 뿐이다.

 

Kick-Start Your Digital Business Strategy, Forrester, 2019

 

그럼에도 불구하고, 최근 화두가 되고 있는 디지털 전략, Digital Transformation을 추구하기 위해서 기업들은 조직에서 생성되는 문서, 이미지, 소스 등 다양한 문서를 중앙화해서 관리하고 싶어한다. 과거에는 EDMS(Electronic Document Management System) 시스템을 도입해서 텍스트 형식의 전자 문서를 Life Cycle에 걸쳐 일관성 있게 관리하는 것을 추구했다. 그 이후에 ECM(Enterprise Content Management)가 출현해서 기업 내에서 발생하는 모든 종류의 기업 컨텐츠를 관리하는 솔루션이 소개되었다. 그리고 Gartner의 주장으로 ECM이 EIM(Enterprise Information Management)로 발전해서 기업의 주요 정보 자산을 전사적으로 통합하여 관리해서 비즈니스 전략에 유연하게 대응하는 솔루션이 출현했다.

 

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EDMS → ECM → EIM으로 솔루션이 발전하고 있지만, 아이러니하게도 문서를 중앙집중화하면 지식을 공유하고 가치를 창출하는게 아니라 쓰레기만 발생하게 된다. 일반 회사에서 관리하고 있는 파일 서버나 웹하드를 예를 들어보자. 개인적인 백업 용도로서는 의미가 있다. 그러나 남이 작성한 문서는 잘 정리된 경영진 보고서 같은 것이 의미가 있지, 작업 중인 문서는 정보로서 의미가 없다. 문서 관리 또는 중앙화를 통해 가치를 얻기 위해서는 단순히 솔루션을 도입해서 모든 문서를 업로드해서 공유하는 것이 전부는 아니다. 오히려 정보 관리의 성숙도를 높이고 최적화 하기 위해서는 잘 정제되고 정리된 문서로 관리하고, 검색이 쉽고 접근이 편하며, 협업할 수 있는 방안 모색이 중요하다.

 

Increase the Return on Your Information Investments With the Information Yield Curve, Gartner, 2014

 

글로벌 기업들은 ECM, EIM 같은 문서 중앙화 기술이나 솔루션 도입 만으로는 비즈니스에서 원하는 목적 달성에 충분하지 않다고 느끼고 있으며, 데이터 분석을 위한 문서의 취합, 조직화, 해석, 분석 등 정보와 기술의 균형을 추구하고 있다. 그래서 문서의 정합성, 품질 관리, 검색/조회/분석의 용이성 증대, 문서 관리를 위한 거버넌스 등 조직, 프로세스, 데이터, 기술이 통합되는 것을 이상적으로 추구하고 있다. 디지털 전략 관점에서 비즈니스 가치 극대화, 사용자 편의 극대화, 지적 정보자산의 통합화를 어떻게 이룰 것인가가 문서 중앙화를 위한 핵심 성공요인이 될 것이다.

 

A Good Information Management Strategy Starts With Visions and Values, Gartner, 2015

 

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경영컨설턴트이자 국제공인관리회계사인 안종식입니다. 주로 유통, 소비재(화장품, 식음료 등), 인터넷/모바일, 신용카드 산업에 이르는 다양한 B2C 분야에서 신사업 전략, 경영전략, 해외사업, 리스크 관리 등의 컨설팅 경력을 보유하고 있습니다. 유통 대기업에서 인터넷/모바일 커머스 분야의 신사업 기획 업무를 비롯하여 사업기회 탐색, 신사업 전략 및 비즈니스 모델 수립, 사업화 추진 등 다양한 업무 경험이 있습니다. 현재는 딜로이트에서 컨설팅 업무를 담당하며, 다양한 기업체와 협회에서 강의 활동을 하고 있습니다.

 

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